06.02.2012 6347

Технология мониторинга кадрового потенциала вуза

 

Сущность, функции и этапы мониторинга. Мониторинг как инструмент получения информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений, стал в последние годы объектом повышенного внимания как исследователей в области управления, так и специалистов-практиков.

Мониторинг, как правило, применяется к процессам, изменяющимся под влиянием разнообразных внутренних и внешних для управляемой системы факторов, в том числе случайных, значимость и динамика которых не могут быть однозначно определены заранее.

Объект мониторинга представлен системой значимых его показателей, которая формируется на основе соответствующей совокупности научно обоснованных характеристик объекта. При этом предполагается наличие базы сравнения в виде заданных норм, эталонов, стандартов. Обязательным является и учет такого фактора, как время, оказывающее влияние на объект мониторинга.

Мониторинг, с одной стороны, - это механизм контроля, соотнесения реального положения дел с тем, что было запланировано, а с другой - средство обеспечения планирования на основе анализа сложившейся ситуации и стратегии развития. Вместе с тем сегодня мониторинг рассматривается как одно из важнейших, относительно самостоятельных звеньев в управленческом цикле, цель которого - предоставление информации для принятия управленческих решений, направленных как на упреждение нежелательных последствий в состоянии объекта мониторинга от влияния внешних и внутренних факторов, так и на коррекцию самого объекта мониторинга.

Основными функциями мониторинга являются:

аналитическая, предполагающая на основе постоянного наблюдения за объектом осуществление анализа его состояния, который включает в себя измерение реальных результатов и соотнесение их с заданными целями, стандартами, эталонами и нормами;

диагностическая, подразумевающая интерпретацию полученных результатов и позволяющая объективировать оценку результатов анализа объекта мониторинга;

прогностическая, заключающаяся в обоснованных предположениях о возможных изменениях в состоянии объекта;

организационно-управленческая, предполагающая контроль за состоянием объекта мониторинга и подготовку рекомендаций для принятия коррекционно-упреждающих управленческих решений.

Мониторинг предполагает создание и функционирование: информационной базы, системы методов обработки информации, комплекса технических средств регистрации и передачи информации, организационной структуры, нормативно-правовой документации, определяющей задачи, обязанности, права, условия деятельности мониторинговой службы.

Проанализировав различные подходы к проведению мониторинга, описанные в научной литературе, мы пришли к выводу, что в качестве основных этапов мониторинга кадрового потенциала вуза можно принять следующие:

обоснование методологических подходов к организации и проведению мониторинга, включающее в себя определение принципов, проблем, целей и задач мониторинга, описание индикаторов и показателей объекта мониторинга;

определение организационной структуры службы мониторинга и подготовка нормативных документов по организации мониторинга;

разработка схемы информационных потоков и проектирование документов по задаче мониторинга кадрового потенциала;

определение методов и периодичности (частоты) сбора данных, описание способов их анализа;

создание концептуальной модели базы данных по мониторингу кадрового потенциала;

разработка компьютерной программы анализа кадрового потенциала вуза;

сбор данных, их обобщение и интерпретация, прогнозирование возможных изменений кадрового потенциала;

представление результатов мониторинга, включающее в себя выводы и рекомендации для принятия коррекционно-упреждающих управленческих решений.

Критерии оценки и показатели развития кадрового потенциала вуза.

К числу требований, предъявляемых к разработке системы критериев для выбора показателей, характеризующих состояние кадрового потенциала вуза, относятся:

полная оценка всех релевантных характеристик и результатов деятельности профессорско-преподавательского персонала исходя из целей вуза в коротком и долгом периодах;

соответствие системе целей вуза и непротиворечивость;

приспособленность к анализу в условиях неопределенности;

объективность и доступность исходных данных;

универсальность;

гибкость (способность учитывать происходящие изменения);

учет специфики решаемой задачи;

соответствие корпоративной культуре вуза;

понятность и удобство использования;

измеримость и объективность;

ориентация на перспективу.

Оценку кадрового потенциала вуза можно проводить на трех взаимосвязанных уровнях:

индивидуально-личностном, т.е. на уровне каждого отдельного преподавателя;

на кафедральном или факультетском;

на уровне высшего учебного заведения.

Исходя из того, что объектом оценки является профессорско-преподавательский персонал вуза, можно сформулировать следующие принципы оценки:

оцениваемые показатели должны находиться в рамках системы показателей, используемой в государственной статистике по высшему образованию;

для объективизации оценки уровня развития кадрового потенциала вуза необходимо использовать базу сравнения, построенную на основе данных по ведущим вузам соответствующего профиля и данных по исследуемому вузу на год внедрения системы мониторинга развития кадрового потенциала;

социологические опросы, подтверждающие и уточняющие различные параметры кадрового потенциала (например, удовлетворенности преподавателей различными аспектами проводимой вузом кадровой политики), должны носить анонимный характер;

эксперты, привлекаемые к проведению исследований и построению оптимального профиля кадрового потенциала и стратегии кадровой политики исследуемого вуза, должны принадлежать к числу наиболее квалифицированных сотрудников вуза.

Соблюдение этих принципов является условием предотвращения конфликтных и стрессовых ситуаций, поскольку ограничивается возможность субъективного влияния наблюдателя на уровень показателей.

Следует отметить, что оценка кадрового потенциала вуза имеет многокритериальный характер, т.е. в ее основе должна лежать система критериев. Все показатели кадрового потенциала вуза могут быть разделены на учетно-статистические и проблемно ориентированные.

Учетно-статистические показатели - это в основном количественные показатели потенциала, которые могут иметь как цифровое выражение, так и структурный характер. Главное их назначение - служить средством описания структуры и величины отдельных показателей развития кадрового потенциала вуза. С их помощью нельзя определить, насколько качественные и количественные характеристики кадрового обеспечения вуза соответствуют специфике целей его деятельности, поэтому целесообразно эти показатели использовать совместно с информацией экспертного характера, дополнительно раскрывающей свойства кадрового потенциала.

Проблемно ориентированные показатели определяют соответствие характеристик кадрового потенциала специфике деятельности вуза и требуемому уровню развития в данный период. Полученные результаты служат для обоснования системы мер по целенаправленному развитию составляющих кадрового потенциала.

Обе группы показателей могут содержать как количественные, так и качественные характеристики кадрового потенциала. Количественные показатели непосредственно измеряемы, качественные оцениваются с помощью различных экспертных процедур и массовых социологических опросов.

Следовательно, необходимо создать такой набор количественных и качественных показателей, которые бы эффективно дополняли друг друга. Показатели должны характеризовать абсолютные составляющие потенциала, уровень его развития, степень использования и результативность функционирования.

Концепция управления развитием кадрового потенциала вуза указывает на то, что в качестве основных критериев целесообразно принять обеспеченность вуза высококвалифицированными кадрами и результативность деятельности профессорско-преподавательского персонала вуза: компетентность, креативность и корпоративность.

Компетентность профессорско-преподавательского персонала вуза может быть описана показателями, характеризующими:

соотношение «студенты/преподаватель»;

структуру научно-педагогического персонала по типу занятости (работающие на полной ставке и по совместительству);

квалификационную структуру научно-педагогического и научного персонала;

должностную, возрастную и тендерную структуру преподавательского персонала.

Эти показатели позволяют определить потенциальные возможности кадрового обеспечения учебной и научно-исследовательской деятельности вуза, т.е. понять, какой уровень качества и результативности мы вправе ожидать от деятельности имеющегося в настоящий момент в вузе профессорско-преподавательского состава.

Уровень компетентности обусловлен также тем, насколько эффективно работает система воспроизводства и развития кадрового потенциала вуза. Здесь необходима информация об удельном весе преподавателей, прошедших повышение квалификации в течение исследуемого периода, о том, какие были достигнуты результаты (получен сертификат, проведена аттестация, защищена квалификационная работа). Важно иметь и четкое представление об источниках пополнения кадрового состава вуза: каков процент пришедших в вуз преподавателей из собственной аспирантуры, из других вузов, из производственных или научных организаций, каковы уровень и качество их подготовки, направление их научных интересов. Требуется также оценить величину текучести кадров.

Об уровне компетентности научно-педагогических кадров вуза можно судить и по такому косвенному показателю, как уровень престижа вуза. Для получения этого показателя требуется информация:

о средней (с учетом всех факультетов и специализаций) величине конкурса при поступлении в вуз;

среднем (в расчете на одного выпускника) времени поиска работы (длительность периода безработицы) сразу после окончания вуза;

доле выпускников (дипломированных специалистов), работающих по полученной специальности через год-два после окончания вуза;

средней заработной плате выпускников спустя три, пять, десять лет после окончания вуза.

Для получения этой информации необходимы опросы студентов, выпускников вуза, предприятий и организаций, сотрудничающих с вузом, принимающих студентов на практику и на работу после окончания вуза, рейтинги вузов, проводимые различными организациями. В качестве весомого показателя компетентности вуза может использоваться факт признания дипломов вуза за рубежом, участие вуза как коллективного члена в международных и отечественных объединениях вузов.

Уровень креативности может быть оценен на основе показателей, характеризующих творческую активность и востребованность профессорско-преподавательского персонала вуза как исследователей и педагогов. В число таких показателей необходимо включить:

среднегодовую стоимость выполняемых НИОКР в расчете на одного научно-педагогического работника;

удельный вес НИОКР по федеральным и отраслевым научным программам;

долю ученых в штатной численности исследователей и преподавателей вуза, получивших президентские стипендии по науке, гранты на научные исследования и др.;

количество авторских свидетельств (на открытия и изобретения), полученных преподавателями вуза, патентов и проданных лицензий на использование результатов выполненных НИОКР;

количество публикаций в ведущих научных журналах, приходящееся на одного штатного сотрудника профессорско-преподавательского состава.

Следует также предусмотреть возможность экспертной оценки выполняемых работ (публикаций), иметь в виду число существующих в вузе научных школ с учетом приоритетности направлений их исследований, частоту проведения и представительность конференций, методологических семинаров, круглых столов. Дополнительный показатель уровня компетентности профессорско-преподавательского корпуса - наличие в вузе центров научно-практического консультирования предприятий и организаций по профилю вуза, а также приглашение ведущих преподавателей для консультирования или чтения лекций в другие вузы, в том числе зарубежные.

Важным условием успешной деятельности вуза является совместная научная работа преподавателей и студентов, поэтому при оценке уровня креативности необходимо учитывать число студентов, участвующих в НИР, число студенческих работ, отмеченных премиями различного уровня, число президентских стипендиатов, число студентов, получивших возможность продолжить обучение в аспирантуре зарубежных вузов.

При измерении уровня корпоративности оцениваются те факторы, которые обеспечивают развитие коллектива, организационной культуры вуза, мотивационного потенциала и пассионарности преподавательского корпуса.

При изучении уровня развития коллектива определяют:

преобладающие среди профессорско-преподавательского персонала профессионально-ценностные ориентации - нацеленность на достижение результатов, на развитие вуза, на саморазвитие;

вовлеченность в организацию, уровень адаптированности в вузе, степень участия в управлении вузом;

устойчивость кадрового потенциала - уровень текучести кадров и причины, ее вызывающие.

Изучение мотивационного потенциала целесообразно проводить в двух направлениях: выявлять удовлетворенность профессорско-преподавательского корпуса различными аспектами своей деятельности в вузе и исследовать такие аспекты развития организационной культуры, как мотивационная среда и система стимулирования.

Удовлетворенность работой и ее условиями определяется такими показателями, как удовлетворенность имиджем организации, трудом, заработной платой, отношениями с сотрудниками. Необходимо также отслеживать уровень доверия к руководству, информированности коллектива о состоянии дел в вузе, уверенности преподавателей в будущем вуза и в их собственном будущем.

Как видим, показатели, характеризующие уровень корпоративности, практически полностью основаны на данных социологических опросов профессорско-преподавательского состава вуза.

Общая оценка уровня и тенденций развития кадрового потенциала вуза: исходя из изложенного, можно считать, что уровень кадрового потенциала есть некоторая функция от трех переменных.

Если мы можем с помощью экспертных оценок взвесить влияние каждого из трех названных факторов и по каждому из них с помощью, например, ранжирования отобрать ограниченное число единичных показателей, являющихся определяющими для показателя верхнего уровня, тогда приращение по каждому из групповых показателей определить довольно просто - это будет разница между текущим показателем и аналогичным показателем за предшествующий год. В том случае, если приращение положительное, идет развитие, если приращение равно нулю, ситуация не изменилась, если приращение отрицательное, необходимо дальнейшее исследование, чтобы определить, за счет какого единичного показателя это произошло и что было причиной ухудшения.

Уровень развития кадрового потенциала, а соответственно, и эффективность кадровой политики вуза могут быть определены путем вычисления разрыва между оптимальным (желаемым) состоянием кадрового потенциала и реальными возможностями вуза. Достаточно эффективным для этого методом является метод анализа разрыва, который включает в себя следующие шаги:

определение приоритетного показателя деятельности вуза (описанного в обшей стратегии деятельности);

выяснение реальных возможностей вуза с точки зрения текущего состояния кадрового потенциала вуза и предполагаемого будущего состояния (через три-пять лет);

определение желаемой тенденции изменения приоритетного показателя деятельности вуза;

установление разницы между желаемыми показателями и возможностями, обусловленными реальным положением вуза; определение текущего уровня кадрового потенциала и выделение показателей, значения которых поддаются корректировке посредством той или иной кадровой политики;

выявление реальных возможностей вуза по их улучшению;

разработка специальных программ и способов действий, необходимых для устранения разрыва.

В действительности, поскольку научные исследования и образовательная деятельность равно важны для вуза, можно исследовать комплексный показатель деятельности либо строить несколько графиков с последующем анализом их совмещения.

Приоритетные А показатели

Для анализа разрыва целесообразно разрабатывать так называемый профиль кадрового потенциала вуза. Для составления такого профиля все наиболее важные характеристики кадрового потенциала вуза оцениваются в баллах: сначала измеряются достигнутые, а затем оценивается оптимальное состояние потенциала.

Из приведенного нами примера можно сделать заключение, что вуз имеет хорошие позиции по первому, второму и пятому факторам, третий фактор развит чрезмерно, а четвертый недостаточно развит. В зависимости от того, какое влияние на улучшение результативности и качество деятельности профессорско-преподавательского персонала вуза оказывают данные факторы или какова их относительная важность, интерпретация полученного профиля будет различна.

Учесть относительную важность показателей развития кадрового потенциала можно с помощью взвешивания каждого фактора и получения не

Чем ближе оптимальный профиль к фактическому, тем ближе фактическое состояние кадрового потенциала (стратегии кадровой политики) к оптимальному. Если по отдельным параметрам кадровый потенциал вуза значительно отличается от оптимального, следовательно, здесь находятся «узкие» места и именно сюда нужно направить основные усилия для преодоления стратегического разрыва.

Зная важность фактора, по которому получился отрицательный результат, можно спрогнозировать, какие изменения повлечет за собой такое отклонение.

Построение профиля кадрового потенциала вуза целесообразно проводить ежегодно. В этом случае можно наглядно проследить динамику кадрового потенциала и оценить взаимосвязь между проводимой вузом кадровой политикой.

Для анализа причин отклонений можно воспользоваться причинно-следственной диаграммой, предложенной К. Исикавой в 1943 г. Эта диаграмма в виде «рыбьей кости» помогает наглядно представить причины конкретной проблемы с тем, чтобы в дальнейшем последовательно устранять или минимизировать воздействие выявленных причин.

Первоначально определяется проблема, которую необходимо устранить, например большая текучесть кадров, - это основная «кость» диаграммы. Далее определяются факторы, которые послужили причиной возникновения проблемы: средние «кости» диаграммы - недостаточная мотивация научно-педагогического персонала, его слабая вовлеченность в коллектив вуза, квалификация, не соответствующая требованиям вуза, слабое социально-экономическое обеспечение научно-педагогического персонала вуза, недостаточное информационное и материально-техническое обеспечение учебного и научно-исследовательского процессов в вузе и прочее. Экспертным путем оценивается степень влияния каждой из этих причин на проблему таким образом, чтобы оценки в сумме составляли единицу. Затем по каждой из средних «костей» определяются свои причины неудовлетворительного состояния каждого из этих факторов, взвешивается влияние обнаруженных причин либо в долях единицы, либо в долях от веса, присвоенного рассматриваемому фактору. В результате получается ранжированный список причин, вызвавших высокую текучесть профессорско-преподавательского персонала вуза.

Причинно-следственный анализ состояния и тенденций развития кадрового потенциала вуза. В дополнение к причинно-следственной диаграмме К. Исикавы можно построить матрицы распределения ответственности и планируемых действий. Эти матрицы наглядно изображают взаимозависимость и степень участия различных лиц в решении проблем, помогают координировать и согласовывать их деятельность.

Матрица распределения ответственности показывает: вес причины, кто внутри вуза имеет отношение к той или иной выявленной причине, какие действия это лицо должно предпринять для устранения или уменьшения влияния этой причины.

В матрицу планируемых действий включают действия, которые необходимо предпринять по каждому из спланированных мероприятий, ожидаемые результаты этих мероприятий, список лиц, которые должны принять участие в работе, сроки работы и необходимые для ее выполнения ресурсы.

Оценка уровня развития кадрового потенциала вуза, проводимая по выбранному набору показателей, должна отвечать следующим общим требованиям:

системный характер оценки, обеспечивающий решение поставленных задач на всех уровнях управления;

комплексность оценки, направленная на раскрытие характерных особенностей изучаемого объекта;

возможность отражения специфических особенностей изучаемого объекта;

контроль и сопоставимость оценок;

устойчивость оценок к внешним возмущениям;

практическая осуществимость оценок и обеспечение заинтересованности в применении их органами управления наукой;

возможность унификации и адаптируемости к конкретным условиям применения;

непротиворечивость существующим регламентам и особенностям функционирования системы;

целенаправленность.

При недостаточно хорошо организованной работе с данной системой показателей легко измеримым критериям может уделяться чрезмерно много внимания, а трудноизмеримые показатели могут игнорироваться; краткосрочным факторам может уделяться больше внимания, чем долгосрочным.

Эта проблема разрешается, во-первых, тщательной разработкой процедур сбора и анализа данных, а во-вторых, документальным фиксированием этих процедур в положении по отделу (группе) кадровой политики и анализа кадрового потенциала вуза.

В самом общем виде можно выделить три задачи улучшения кадровой ситуации:

нарастить положительный индикатор кадрового потенциала;

перевести отрицательное значение индикатора в положительное;

ослабить отрицательное значение индикатора.

Необходимы также стандартные схемы для решения задачи предупреждения: если будут допущены такие-то изменения, то неизбежны такие-то негативные последствия, скажем, ослабление положительного значения индикатора кадрового потенциала или усиление негативного значения индикатора кадрового потенциала. Имеют практическое значение и схемы стабилизации положения - поддержание положительного значения потенциала и сдерживание углубления неустойчивого состояния.

Необходимо выделить четыре основных принципа построения системы мониторинга.

Принцип системного подхода к проектированию системы мониторинга, который состоит в применении методов системного анализа как к изучению объекта исследования - научно-педагогических кадров и кадрового потенциала вуза, так и к разработке самой системы мониторинга.

Принцип первого руководителя, который заключается в том, что, поскольку система разрабатывается для сбора и анализа весьма важной для решения стратегических задач управления информации, только высшее руководство вуза может достаточно адекватно оценить важность и сложность проблемы построения мониторинга, выделить его цели и наиболее важные задачи.

Принцип непрерывного развития системы мониторинга, который обусловлен процессом постоянного развития как самого вуза, так и его научно-педагогического персонала. Система мониторинга должна быть открытой, т.е. способной к расширению и дополнению с минимальной перестройкой самой системы.

Принцип автоматизации решения задач по сбору и обработке информации и единства информационной базы. Информация должна накапливаться на электронных носителях и своевременно актуализироваться.

Если в вузе действуют автоматизированные системы обработки информации и управления, например в отделе кадров, где может собираться информация, касающаяся кадрового потенциала вуза, то должны быть разработаны средства сопряжения их с разрабатываемой системой.

В технологическом отношении система мониторинга развития кадрового потенциала вуза представляет собой систему постоянного слежения и оценки состояния кадрового потенциала вуза и результативности мер по его развитию с помощью разработанной методики сбора и анализа статистической и социологической информации о кадровом потенциале вуза с установленной периодичностью и на основе разработанных принципов мониторинга.

Требования к информационной базе мониторинга. К поступающей в систему мониторинга информации могут быть предъявлены требования полноты, актуальности, достоверности, релевантности, достаточности.

В информационную базу данных должна быть внесена только та информация, которая будет использована для анализа. Сбор всей доступной информации «про запас» нежелателен из-за технических и финансовых ограничений, к тому же, чем больше посторонней информации, тем сложнее работать с информационными массивами. Поэтому информация должна быть хорошо структурирована для дальнейшей аналитической обработки.

Структура информации с точки зрения ее автоматизированной обработки может быть представлена следующими структурными элементами: документ, анкета, вопрос в анкете, альтернатива в вопросе (массив исходных документов). Основными параметрами этих элементов с точки зрения приведения информации к виду, удобному для автоматизированной обработки, являются следующие: число документов в массиве; число типов документов; длина документов.

Весь массив информации будет состоять из самостоятельных подмассивов, поскольку в исследованиях используются различные типы документов, образующие отдельные рабочие массивы, с помощью которых решаются частные задачи.

В основном для анализа будут использоваться формализованные документы, в которых информация представлена в виде значений эмпирических показателей, и документы-фразы, в которых информация закреплена на информационном языке, используемом для ввода данных в систему (например, документы-бланки).

Перечислим основные принципы обработки и представления информации.

Адресность. Информация, собираемая группой мониторинга кадрового потенциала, предназначается либо для разработки рекомендаций по поддержанию и развитию кадрового потенциала вуза и формирования соответствующей кадровой политики, либо для передачи проректору по кадровой политике и персоналу, принимающему соответствующие решения. Поэтому и детализация информации должна соответствовать уровню руководителя.

Непрерывность. База данных по кадровому потенциалу должна находиться в актуализированном состоянии, чтобы при необходимости можно было провести дополнительные исследования или получить дополнительный, более подробный анализ.

Системность. Результаты всех ежегодных исследований должны сводиться воедино таким образом, чтобы можно было обеспечить адекватное представление всех процессов, происходящих в кадровом обеспечении вуза.

Неизменные параметры. Нельзя часто изменять параметры и форму представления информации. Значительные изменения параметров допускаются только в случае существенной необходимости. Если форма представления информации была изменена, необходимо довести до всех заинтересованных лиц суть изменений.

Наглядность. Любая информация, хорошая по содержанию, должна быть доступно представлена. Весьма наглядны формы представления процессов в виде графиков и схем, показывающих качественные изменения. При этом табличная информация дополняет графическую количественным содержанием.

Исходя из этих принципов обработки и представления информации, сформулируем следующие требования к информационной системе анализа кадрового потенциала: целенаправленность, целостность и полнота, гибкость, актуальность, эффективность.

Задачи информационного обеспечения аналитической группы могут быть охарактеризованы следующим образом:

сбор, систематизация, хранение и выдача сведений об исследованиях (характеристики выборки, время и место проведения, методы сбора и обработки информации, основные исполнители);

сбор, систематизация, хранение и выдача методических материалов по проведению исследований (отчеты, таблицы распределений, графики, диаграммы);

сбор, систематизация, хранение и выдача методических материалов обработки результатов исследований - программ, инструментов сбора информации (анкеты, бланки интервью и т.д.), вспомогательных рабочих документов (коды, инструкции и т.д.), пакетов прикладных программ автоматизированной обработки данных;

разработка и проверка (с точки зрения качества) инструментов сбора и обработки информации для проведения экономичных и сопоставимых исследований;

переработка отчетов и данных, содержащихся в таблицах в виде сжатой информации, удобной для хранения и оперативной выдачи.

Информационное обеспечение мониторинга развития кадрового потенциала предусматривает четкое определение источников первичной информации, периодичности ее получения и методов оценки достоверности получаемой информации.

 

АВТОР: Цинарева Т.А.