04.05.2012 2583

Современные аспекты преподавания основ автоматизации функций управления

 

Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это - прежде всего труд творческий и интеллектуальный. Автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных рутинных операций. Бурное развитие информационных технологий, совершенствование аппаратной платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления, и, как следствие, к изменению подходов к подготовке управленческих кадров.

Еще в условиях плановой экономики большое значение придавалось информатизации государственного и регионального управления. Во всех министерствах и ведомствах, создавались вычислительные центры, которые объединялись каналами связи для передачи директивной и обмена отчетной информацией по уровням управления. Тогда же была заложена методическая база решения с использованием ЭВМ третьего поколения наиболее трудоемких экономических задач.

Развитие рыночных экономических отношений, и быстрое насыщение организаций различных форм собственности современными техническими, программными средствами и информационными ресурсами для реализации информационных процессов в экономике позволили на государственном, региональном и муниципальном уровнях управления перейти к созданию не только вычислительных, но и ситуационных центров, обеспечивающих решение аналитических и прогнозных задач в режиме реального времени, а также внедряющих в управленческие процессы системы поддержки принятия решений.

Массовая компьютеризация решения задач управления потребовала единых методических подходов для информационной, технической и программной совместимости локальных вычислительных сетей (ЛВС), которые создаются и функционируют как открытые корпоративные информационные системы в структурах местных органов власти, а также для их производственного и информационного взаимодействия с ЛВС других организаций и ведомств, расположенных на территории города.

Информатизация управления строится на создании автоматизированных рабочих местах специалистов во всех организационных структурах, которые объединяются каналами связи между собой и файл-серверами, осуществляющими накопление, хранение и выдачу данных для решения задач управления и информационного обслуживания специалистов в режиме реального времени.

Информационные системы управления строятся с учетом создания корпоративных информационных технологий и возможности включения в контур автоматизации различных пользовательских организаций.

Телекоммуникационные системы являются одним из важнейших компонентов информационных технологий управления для решения функциональных задач, использования в профессиональной работе специалистов информационных ресурсов Интернет, поддержки принятия обоснованных решений и информационного взаимодействия с органами государственного управления и органами управления других организаций и регионов.

С учетом современных достижений и области информатизации управления ведутся разработка и внедрение в административно хозяйственные структуры вычислительной техники, средств связи и новых информационных технологий.

Особое внимание уделяется обеспечению информационной и интеллектуальной поддержки управленческой деятельности административных органов (начиная от ключевых до низовых звеньев управления) и оказанию информационных услуг предприятиям, организациям и населению. Этому способствует тщательное изучение организационных структур и основных этапов процесса управления, включающих планирование деятельности, контроль за складывающимися ситуациями, формирование по результатам их анализа управляющих воздействий. Управленческие функции реализуются специалистами и руководителями структурных подразделений постоянно, протекают в жестком временном ритме оперативного реагирования на меняющуюся обстановку, а потому требуют информационного сопровождения и выработки сценариев поведения специалистов на каждом автоматизированном рабочем месте как звене сетевой информационной среды.

Информационная структура строится с учетом структуры и процессов функционирования его органов управления, потребностей в информационном обеспечении населения и различных организаций. Безусловно, важнейшей целью создания и функционирования информационных систем управленческой деятельности административных структур является автоматизированная обработка всей поступающей информации для принятия руководителем и руководящим звеном своевременных, взвешенных и наиболее обоснованных решений по управлению социально-хозяйственным комплексом.

Информационная система управления решает такие комплексы функциональных задач, как:

- законодательное и нормативное обеспечение;

- экономика, финансы и налогообложение;

- управление имуществом;

- социальная защита и помощь населению;

- здравоохранение;

- землеустройство, строительство, архитектура и экология;

- жилищное и коммунальное строительство;

- дороги и транспорт;

- образование;

- культура и спорт;

- торговля, общественное питание и бытовое обслуживание населения;

- охрана и правопорядок.

Функциональные подсистемы отражают вертикальную структуру органов управления на всех уровнях власти - городской совет, мэрия, администрации округов, органы управления муниципальных учреждений.

Ведомственные организации представляют собой взаимодействующие подсистемы, с которыми организуется и осуществляется обмен информацией по интересующим вопросам.

Распределение по функциональным подсистемам определяет основу структуры информационных систем, так как информация в них легко структурируется по предметному признаку, обеспечивая необходимую унификацию для автоматизации процессов сбора, обработки, хранения, накопления в банках данных и использования информации в пределах подсистемы. В интересах совместно решаемых задач между подсистемами осуществляется автоматизированный обмен информацией, что обеспечивает функционирование системы в целом.

При создании информационных систем, как правило, выделяют справочно-аналитическую и управленческую ее части.

Функционирование системы управления невозможно без справочно-аналитической системы, в которой сосредоточиваются большие массивы данных. Так, в крупных городах создаются автоматизированные банки данных в масштабе городского хозяйства, имеющие целью своевременно обеспечивать широкий спектр пользователей актуализированными достоверными сведениями о состоянии объектов и субъектов городского хозяйства за определенный период времени. В частности, разрабатываются и функционируют базы данных по территориальному кадастру («Землепользование», «Застройки», «Административное деление», «Транспортно-улично-дорожная сеть», «Инженерное обеспечение» и др.), база данных по предприятиям и организациям, базы данных по зданиям жилого и нежилого фонда, адресов строений и т.п.

Большое практическое использование получили базы данных, устанавливающие взаимодействие физических и юридических лиц объектами недвижимости, обеспечивающие учет распределения жилой площади, учет квартиросъемщиков и др.

Управленческая часть системы развивается по мере автоматизации рутинных процедур реализации функциональных задач и принятия решений, составной частью которых являются расчеты. В отличие от задач справочно-аналитического характера управленческие задачи обычно имеют четкую периодичность и жесткие сроки исполнения.

Примерами автоматизированного решения наиболее крупных задач являются расчет и выдача пенсий или расчет и распечатка платежных документов по сбору квартирной платы с использованием новых информационных технологий. Выделение справочно-аналитической и управленческой частей, как показывает практика, ускоряет поэтапный ввод в действие информационных систем, но при этом следует не допускать необоснованного создания дублирующих баз данных в автоматизированном рабочем месте специалистов. Последнее может привести к нарушению принципа системного подхода в создании информационного обеспечения служб муниципалитета, отрицательно сказаться на обновлении информации в справочно-аналитической части, привести к распаду системы на функционирование отдельных автоматизированных рабочих мест.

Функциональные задачи, решаемые в условиях информационных систем управления, связаны со стратегическим, перспективным и текущим планированием развития, учетом и контролем, регулированием муниципальной собственности. Для этого в структурных подразделениях органов управления создаются автоматизированные рабочие места специалистов и базы данных, обеспечивающие решение задач по управлению средствами местного бюджета, ценными бумагами, муниципальными внебюджетными и валютными фондами, имуществом органов самоуправления, а также землей и другими природными ресурсами, находящимися в муниципальной собственности, унитарными предприятиями, учреждениями, организациями, муниципальными банками и другими финансово-кредитными организациями, муниципальным жилым фондом, нежилыми помещениями и т.п.

Рассмотрим важнейшие направления информатизации работ, которые реализуют административный аппарат и сотрудники подчиненных ему департаментов и комитетов.

Административное управление основывается на широком использовании распространенных обще пользовательских и специализированных программных продуктов. Информатизация этого вида деятельности должна обеспечивать:

- работу должностных лиц с нормативно-справочной информацией;

- ведение учета и отчетности технических, материальных, финансовых и других ресурсов;

- осуществление планирования и контроля выполнения планов;

- применение в процессе деятельности должностных лиц расчетных задач и моделирования ситуаций;

- осуществление проектирования и макетирования документации;

- статистическую обработку данных;

- ведение служебной переписки, оформление нормативно-распорядительной и финансовой документации.

Для реализации административных функций аппарат управления оснащается специализированными рабочими местами, его сотрудником обеспечен доступ к постоянно актуализируемым базам данных, охватывающим практически все направления решаемых функциональных задач. Это позволяет осуществлять информационное обеспечение деятельности руководителя и органа законодательной власти, вести подготовку законопроектов для внесения их в органы государственной власти, готовить проекты решений законодательной власти.

Информатизация административной деятельности руководящих работников предусматривает внедрение и использование справочно-правовых систем, безбумажных технологий делопроизводства, электронного документооборота, а также ряда других реализованных фирмами-разработчиками офисных и административных программных средств и имеющегося на рынке программного обеспечения. В их числе широко применяемые программные средства обще пользовательских приложений, систем обработки документом, электронной почты. В качестве примеров можно привести программные средства для ведения делопроизводства, позволяющие осуществлять регистрацию и контроль исполнения выпускаемых нормативно-распорядительных документов, проверку исполнения постановлений и распоряжений, как руководителя, так и нормативно-правовых актов вышестоящих органов власти; осуществлять информационно-аналитическое и программное сопровождение деятельности руководителя и его заместителя; обеспечивать информационное взаимодействие со структурными органами, аппаратами органов государственной власти, общественными объединениями, действующими на данной территории; вести сбор и обработку информации о социально-экономических, политических и правовых процессах.

Автоматизированные рабочие места юристов, экономистов, бухгалтеров, руководителей и специалистов органов власти и управления оснащаются справочной правовой системой «Консультант плюс», которая содержит документы органов государственной власти и при условии, если она создана в ходе сотрудничества регионального представительства сети «Консультант Плюс» с местными органами, включает и документы местного самоуправлении конкретного субъекта Российской Федерации. Система позволяет оперативно осуществлять поиск необходимых документов по разным критериям: тематике, виду документа, принявшему его органу, названию документа, его номеру, дате принятия, тексту и ключевым словам.

В структурных подразделениях города могут использоваться как локальные версии «Консультант Плюс», так и сетевая версия на необходимое количество пользователей. В целях создания действенной системы правовой информированности предприятий, обеспечения открытости и общедоступности нормативных актов местного самоуправления заключается договор о систематическом пополнении системы новыми сведениями.

В администрации для организации электронного документооборота, ведения электронных копий журналов регистрации, передачи документов по сети, контроля за выполнением распоряжений и постановлений, создается подсистема «Документооборот», а для регистрации входящих писем, контроля за их прохождением, учета и контроля исходящей корреспонденции создаются автоматизированные подсистемы «Входящие письма» и «Исходящие письма». Создаются локальные базы данных с полными текстами распоряжений и постановлений главы администрации. Для записи населения на прием к руководству администрации автоматизированного рабочего места инспектора общественной приемной оснащается не только подсистемами для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, но и базой данных «Прием» и т.п.

Для специалистов создаются автоматизированные рабочие места, где с использованием персонального компьютера формируется реестр собственности, автоматизируются процедуры регистрации с занесением в базы данных, осуществляется учет арендной платы. Все автоматизированные рабочие места оснащаются справочно-поисковыми системами. В частности, прикладного программного продукта «Имущество» осуществляет поиск и выборку информации в различных разрезах, позволяет производить учет имущества предприятий, учреждений, организаций. Обеспечивается автоматизация таких наиболее трудоемких процедур, как ввод и корректировка информации по зданиям и помещениям, предприятиям, учреждениям и административным органам, поиск зданий по адресу, а также формирование и печать различных отчетов и выборок. Значительное удобство пользователю создает наличие в прикладном программном продукте специальной программы по приему информации на магнитных носителях из учреждения технической инвентаризации и учета операций с недвижимостью. Эта информация используется для внесения изменений в базах данных и выполнения контрольных операций.

Специалисту, ведущему учет арендной платы за имущество, программно-технологическое обеспечение автоматизированных рабочих мест автоматизирует такие функции, как формирование договоров на аренду помещений и создание необходимых баз данных, отражающих содержание договорных документов, списки арендаторов и поступающих платежей. Создаваемые базы данных позволяют осуществлять необходимые корректировки, поиск договоров по их номеру и арендатору, выдавать необходимую информацию по запросам, а также использовать ее для составления отчетности о состоянии договоров аренды и поступивших платежах. Программное и информационное обеспечение автоматизированных рабочих мест позволяет автоматизировать составление оборотно-сальдовых ведомостей, квитанций по оплате, ведомостей должников с различными сроками задолженности, списки заканчивающихся договоров и т.д. Необходимая для работы специалиста информация может поступить на обработку не только на бумажных носителях, но и по каналам связи с отражением на мониторе, что особенно удобно специалисту пользователю при непосредственной работе с арендаторами.

На рабочих местах специалистов, занимающихся регистрацией юридических лиц или предпринимателей, устанавливается информационно-справочная программная система, которая позволяет не только вводить и корректировать данные, вести поиск нужной записи по ключевому выражению, формировать выборки по различным признакам, осуществлять печать нужных отчетов, но и пополнять локальную базу данных информацией, хранящейся на файл-сервере в качестве общесистемных сведений для всех программных разработок. Такими сведениями могут быть справочники улиц города, сведения о юридических лицах, их ИНН, коды ОКНО, ОКОНХ и другая информация.

Автоматизированные рабочие места специалистов для ведения документации, формирования документов в электронном виде, регистрации входящей и исходящей корреспонденции могут оснащаться дополнительными программными средствами, автоматизирующими названные и другие трудоемкие процедуры.

Информатизация управленческих процессов имеет целью реализовать информационное обеспечение решения функциональных задач в областях энергетического, дорожно-транспортного, жилищно-коммунального хозяйства, средств связи и бытового обслуживания населения, содержания объектов внешнего благоустройства. Применительно к каждому из перечисленных направлений органами управления соответствующих организаций создаются на базе локальных, открытых вычислительных сетей, информационные технологии, которые позволяют специалистам этих организаций, используя автоматизированные рабочие места и информационное взаимодействие с общесистемными базами данных муниципальной информационной системой, решать все необходимые функциональные задачи.

Одним из таких наиболее трудоемких комплексов задач является организация учета расчетов с квартиросъемщиками. Охарактеризуем кратко возможности прикладного программного продукта «Учет расчетов с квартиросъемщиками».

Пакет предназначен для выполнения начислений, учета поступлений сумм и вывода рабочих итоговых документов по расчетам с населением за жилье и коммунальные услуги. Такой пакет, как правило, используется в финансово-экономическом управлении департамента городского хозяйства, а также работниками учетно-контрольных групп.

Пакет позволяет выполнять весь перечень работ - от корректировки данных по каждому лицевому счету квартиросъемщика и благоустройству каждого жилого дома до закрытия отчетного периода и распечатки всех необходимых документов.

С помощью пакета можно хранить и изменять все параметры лицевого счета квартиросъемщика, включая льготы и субсидии, необходимые для производства начислений, выяснять текущий долг, текущее начисление, начисление за любой предыдущий период с учетом действующих в тот период тарифов и выполнять прочие расчеты, ускоряющие обслуживание квартиросъемщика. При вводе данных о поступлениях денежных средств автоматически производятся контроль за правильностью ввода сумм по квитанции, подсчет количества документов и сумм по пачкам квитанций, а также проверяется номер вводимого лицевого счета.

Пакет позволяет распечатывать ведомости поступлений, оборотные ведомости за отчетный период, своды и описи бандеролей для сберегательного и других банков, осуществляющих прием платежей, сводные отчетные документы, информационные квитанции для квартиросъемщиков и многие другие необходимые в работе документы.

Одним из важных аспектов деятельности управленцев является слежение совместно с финансовым управлением за движением финансовых потоков и, в частности, потоками бюджетных средств. Поэтому для автоматизации работ бухгалтера и экономистов в учреждениях, занимающихся распределением финансовых средств, кредитованием подотчетных учреждений и составлением сводной отчетности создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) со специализированным программным обеспечением, позволяющим генерировать платежные поручения после ввода сумм финансирования по учреждениям, формировать уведомления для учреждений после ввода векселей, взаимозачетов и выделенных кредитов. Эксплуатация АРМ основывается на постоянном обновлении баз данных, содержащих списки банков и учреждений, реквизиты плательщика и других, что позволяет формировать с использованием персонального компьютера все основные отчеты, связанные с отражением финансирования, кредитования, формирования остатков с нарастающими поквартальными итогами, расшифровкой финансирования по датам, по параграфам и т.п.

В формировании информационного обеспечения решения функциональных задач в области здравоохранения и пенсионного обеспечения большое значение отводится созданию и актуализации общесистемных и локальных баз данных. Они содержат справочные и статистические данные о населении проживающем в городе, о состоянии эпидемиологической обстановки и проводимых медицинских осмотрах, прививках, а также позволяют выявлять финансовые затраты, связанные с проведением профилактических мер и лечением заболеваний. Большое значение уделяется анализу прохождения денежных средств между городским управлением здравоохранения и медицинскими страховыми компаниями.

Подсистема «Социальная защита» кроме общесистемных баз данных (БД) предусматривает использование большого разнообразия специи-ализированных БД, необходимых для ведения в электронном виде документации по денежному содержанию пенсионеров различных групп. Так, создаются БД «Ветераны», «Инвалиды», «Слепые», «Многодетные», «Матери одиночки», «Блокадники», «Репрессированные», «Военные узники», «Военные пенсионеры» и др. Создаются автоматизированные рабочие места, которые оснащаются программным обеспечением для комплексного решения задач по начислению и выплате пенсий. Такое программное обеспечение устанавливается на рабочих местах специалистов не только в департаменте муниципалитета города, но и в территориальных отделах соцзащиты населения.

Программный комплекс «Расчет пенсий» позволяет производить начисление пенсий, просчитывать более выгодный вариант расчета, оперативно формировать выплатные документы для почтовых отделений связи или банков, создавать сводные и статистические отчеты для пенсионного фонда. Информация из баз данных этого комплекса предоставляются в городскую налоговую инспекцию, используется при корректировке данных медицинских страховых компаний. Пополнение баз данных производится ежедневно в территориальных отделах социальной защиты населения города.

Для начисления и выплаты социальных пособий для различных категорий граждан используются специальное программное обеспечение и информация баз данных справочного характера, содержащие как нормативную, так и общую информацию по конкретному получателю пособия.

В департаменте здравоохранения и социальной защиты населения мэрии и в отделах соцзащиты населения территориальных округов автоматизированные рабочие места оснащаются одинаковыми программными комплексами, а информация в базах данных ежедневно пополняется сведениями, которые формируются в отделах соцзащиты населения в территориальных округах. Ежемесячно на основе этой информации формируются статистические отчеты и своды о выплаченных суммах социальных пособий.

Рассмотренные методические и практические стороны опыта информатизации управленческой деятельности позволяют сделать некоторые обобщения по применению информационных технологий для автоматизации решения функциональных задач в этой проблемной области.

Информационно-технологическую основу информационных систем управления составляют автоматизированные рабочие места специалистов, решающих задачи по конкретным направлениям деятельности отдельных департаментов, комитетов, реализующих узкоориентированные оперативно-тактические цели функционирования на уровне административных округов.

Центральным звеном создаваемой и функционирующей информационной системы, объединяющей основные сегменты информационных ресурсов, на основе которой построен информационный взаимообмен, является локальная вычислительная сеть, образованная из локальных сетей отдельных департаментов и подразделений, где за каждым из файл-серверов изначально закрепляются узкопрофессиональные задачи.

Объединенные каналами связи многоуровневые открытые информационно-вычислительные сети не только обеспечивают необходимое информационное взаимодействие между уровнями управления, но и позволяют организовать для каждого пользователя удобный интерфейс как со справочно-аналитический частью информационных систем управления, так и с корпоративной сетью, составляющей программно-технологическую базу решения функциональных задач.

Такой подход является предпочтительным, так как позволяет реализовать принцип одноразового ввода информации в систему и ее многократное использование разными подразделениями. Применение открытых систем в информационных системах (ИС) управления, которые состоят из компонентов, взаимодействующих друг с другом через стандартные интерфейсы, предопределено современными подходами в развитии информационных технологий, стандартов открытых систем, средств вычислительной техники.

Как показывает практика создания ИС управления, с ростом потоков информационного взаимообмена и унификации отдельных технологических цепочек территориально расположенные сети отдельных подразделений легко объединяются в единую корпоративную сеть.

Корпоративность интересов, принцип первого руководителя позволяют сконцентрировать административные сети в одном подразделении, сэкономив трудовые ресурсы, значительно облегчив конфигурирование сети и снизив транзакции.

Сетевые информационные ресурсы в таких случаях размещаются на нескольких файловых серверах, один из которых является коммуникационным. Это позволяет осуществлять удаленный доступ к сетевым ресурсами пользователям.

В корпоративных сетях наиболее эффективным оказывается использование сетевых операционных систем, изначально предназначенных для работы в сети. Сетевые функции у этих операционных систем глубоко встроены в основные функциональные модули, что обеспечивает их логическую стройность, простоту эксплуатации и модификации, а также высокую производительность.

Примером такой ОС является система Windows NT фирмы Microsoft, которая за счет встроенных сетевых средств обеспечивает более высокие показатели производительности и защищенности информации. Сервер NT обладает свойствами сервера приложений, имеет средства поддержки симметричного мультипроцессирования, а также хорошо поддерживает прикладные среды DOS, WINDOWS, OS/2.

Служба безопасности, организованная по новым принципам, хотя и требует увеличения ресурсов памяти и роста производительности, наиболее оптимально сочетает реализацию открытости с корпоративностью интересов. Организация информационного обмена между корпоративной и локальной вычислительной сетью и внешними абонентами требует внедрения широкого спектра телекоммуникационных средств, из которых наиболее перспективным является глобальная сеть Интернет, базирующаяся на использовании протокола ТСРЯР (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).

Информационные системы управления в рамках корпоративной среды позволяет активно осваивать Интернет, использовать его чрезвычайно широкие возможности доступа специалистов со своих автоматизированных рабочих мест к различным информационным ресурсам, в частности, и к Государственным информационным ресурсам России.

Открываются возможности для формирования тематических Web-страниц, составляющих основу Web-сервера мэрии, разработки Web-браузеров, способных охватывать все имеющиеся ресурсы.

Безусловно, любое дальнейшее развитие сети связано с резким увеличением объемов изучаемой и анализируемой специалистами и руководителями информации, что требует дальнейшего развития сети на основе принципиально новой программной и технологической среды, например Oracle и OLAP-технологий. OLAP-технологии для управления - новый класс информационных систем, обеспечивающий ведение процесса анализа в режиме реального времени.

Создание и ввод в действие таких технологий являются перспективной задачей, которая создаст для руководства качественно новые возможности в управлении социально-экономическими процессами.

Формирование баз данных и постоянное обновление в них сведений по таким важнейшим направлениям, как состав, численность, возраст населения, сведения о миграции, состав и характеристики рабочих мест с учетом их отраслевой ориентации, количество и направления использования земли (под промышленное освоение, строительство жилья, размещение объектов соцкультбыта и т.п.), динамика изменений доходной и расходной частей бюджета, собираемость налогов, отток и прилив капиталов, инвестиции и ряд других направлений, представляют собой информационное отображение процессов, явлений и фактов.

Однако система управления очень динамична, все процессы в ней имеют изменяющиеся во времени характеристики, а задача управления ее структурными составляющими решается в условиях динамичной среды. Поэтому информационная система должна предоставлять специалистам и руководителям не менее динамичное информационное сопровождение для проведения анализа складывающихся ситуаций, моделирования прогнозируемых процессов для принятая обоснованных как оперативных, так и тактических решений на среднесрочную и долгосрочную перспективу. Для этого необходимо создание баз знаний, специально организованных хранилищ данных, которые позволят перейти от накапливания фактов к автоматизации анализа и исследованию складывающихся тенденций развития во всех его аспектах.

Такой подход положит начало взаимодействию информационной и экспертной систем, которые смогут обрабатывать и анализировать сведения о тенденциях (положительных и отрицательных) в демографических показателях, численности предпринимателей, квалификации полностью и не полностью занятых в производственной сфере работников, в том числе за счет миграции, изменениях в размерах инвестиций и т.п.

Таким образом, сопутствующий такому анализу неизбежный рост объемов накапливаемой и хранимой в системе информации может быть преодолен OLAP-технологией, что обеспечит повышение эффективности управления, положительно скажется на развитии, благодаря принятию администрацией объективных, научно обоснованных решений.

 

АВТОР: Могилевская Е.В.